Mae uno a chaffaeliadau cwmnïau yn cynnwys rhywfaint o gyfranogiad rheoleiddiol, ond mae’r potensial i gau cwmnïau ar fyr rybudd a fydd yn achosi’r mwyaf o ofn yn y Ciwb. O ystyried ein bod ar hyn o bryd yn y ffenestr draddodiadol ar gyfer adnewyddu PII, bydd pryder cynyddol nad yw cwmnïau yn gallu sicrhau yswiriant o fewn y cyfnod yswiriant estynedig (30 diwrnod o’r dyddiad adnewyddu) a’r cyfnod rhoi’r gorau iddi dilynol (60 diwrnod o’r EIP).
I gwmnïau nad ydynt wedi gallu sicrhau yswiriant, mae straen amlwg. Er gwaethaf hyn, mae’r rhwymedigaethau rheoleiddio arferol yn parhau. Mae materion pellach hefyd yn codi – megis yr angen i hysbysu’r SRA o fewn 5 diwrnod ar ôl mynd i mewn i’r EIP/CP (Rheolau Yswiriant Indemniad SRA, rheol 8.1).
Os yw cwmni yn cau, mae themâu cyffredin a all ymwneud â’r SRA yn cynnwys:
- Cwmnïau sy’n methu â gwneud dyraniad ar gyfer storio ffeiliau wedi’u harchifo – os nad yw’r cwmni storio yn cael ei dalu, ni fyddant yn dal y papurau. Un o’r ymyriadau mwyaf cyffredin y mae’r SRA yn ei wneud yw yn y sefyllfa hon. Byddant yn pasio’r bil ymlaen i berchnogion y cwmni caeedig.
- Arian cleientiaid – cyn cau efallai eich bod wedi bod yn ddiwyd ac wedi anfon sieciau allan at bob cleient, gan ddychwelyd eu harian. Yn anochel, bydd sieciau sy’n aros heb eu hariannu. Mae’r arian hwnnw’n aros yn eich cyfrif cleient a bydd angen ei ddychwelyd (Rheolau Cyfrifon SRA, rheol 2.5)
- Taliadau di-dâl – mae cwynion gan gyflenwyr sydd wedi bod yn mynd ar drywydd taliadau yn aml yn dod i ben gyda’r SRA. Gall hyn fod yn ddangosydd cynnar o ansefydlogrwydd ariannol, a allai ymgysylltu â gofynion adrodd y cwmni (Cod Ymddygiad SRA ar gyfer Cwmnïau, rheol 2.4)
- Cwynion – os nad ydych wedi gwneud darpariaeth briodol i ddelio â materion cleientiaid (trosglwyddo i gwmnïau newydd, cytuno ar estyniadau, dychwelyd papurau i gleientiaid) yna bydd materion yn codi. Mae hyn yn debygol o gynrychioli torri Codau Ymddygiad yr SRA a’r Egwyddorion.
Nid yw cau’r cwmni yn dod â dyletswyddau’r Penaethiaid i ben, a bydd yr SRA yn cymryd camau yn erbyn unigolion lle bo hynny’n briodol. Bydd cymryd pob cam rhesymol i gau’r cwmni mewn modd trefnus yn lleihau’r risg o weithredu rheoleiddio.
Ar wahân i gau cwmnïau, gall ansicrwydd economaidd arwain at risg uwch o dwyllo. Mae hyn yn cynnwys twyll a gyflawnir gan gleientiaid (fel gwyngalchu arian, neu dwyll seiliedig ar eiddo), neu risg fewnol lle mae aelodau twyllodrus o staff yn manteisio ar reolaethau mewnol llac. Mae angen i gwmnïau fod yn effro i’r canlynol:
- Gweithdrefnau llofnodi siec – a oes gan y cwmni systemau cadarn ar gyfer awdurdodi taliadau?
- A yw’r cwmni yn derbyn taliadau arian parod – anodd eu monitro (pwy sy’n derbyn yr arian parod?)
- Ymgysylltu ag aelodau staff newydd – pa wiriadau mae’r cwmni yn eu cynnal ar staff newydd (a fyddech chi’n gwybod pe baech chi’n cyflogi rhywun sy’n ddarostyngedig i Orchymyn adran 43?)
- Goruchwyliaeth – a yw’r cwmni yn sicrhau bod materion cleientiaid yn cael eu trin mewn modd cymwys ac amserol (SCCF, rheol 4.2). Ydych chi’n dogfennu adolygiadau ffeiliau? Allwch chi brofi i’r SRA eich bod chi’n cydymffurfio â’r gofyniad hwn fel cwmni?
Dyma’r mathau o gwestiynau y bydd yr SRA yn eu gofyn os yw cwmni yn destun ymchwiliad, yn enwedig felly os collwyd arian cleientiaid fel rhan o dwyllo.
Os oes angen cyngor arnoch ar unrhyw fater sy’n ymwneud â chydymffurfiaeth SRA, gan gynnwys; Delio ag ymchwiliad, eich gofynion adrodd, neu weithredu systemau mewnol cadarn, rydym yn hapus i helpu. Mae ein Pennaeth Cydymffurfio, Richard Esney, yn gyfreithiwr cymwys a fu’n gweithio i’r SRA am 14 mlynedd, cyn ymuno â Harding Evans. Gallwch gysylltu â Richard yma.
