Dychwelyd i’r gweithle – ystyriaethau cyfreithiol
Er nad yw’r rheolau aros gartref bellach yn ofyniad cyfreithiol, mae canllawiau gan y Llywodraeth yn glir y dylai gweithwyr barhau i weithio gartref lle bo hynny’n bosibl ac mae’n edrych yn debygol y bydd hyn yn parhau i fod yn wir nes bod cyfyngiadau pellach yn cael eu llacio.
Wrth i fusnesau ddechrau paratoi i ddod â staff yn ôl, boed hynny’n llawn amser neu ar sail hybrid, mae yna nifer o bethau y dylent fod yn eu gwneud er mwyn dod â’u staff yn ôl yn ddiogel. Mae’n hanfodol bod asesiadau risg yn gyfredol, bod cynlluniau ar waith i gadw pellter cymdeithasol a bod unrhyw ganllawiau a pholisïau yn cael eu cyfathrebu’n glir i staff i ganiatáu trosglwyddiad synhwyrol yn ôl i’r swyddfa.
Gweithio Hybrid – Dull Unigol neu Gyfan y Cwmni
Bydd angen i sefydliadau ystyried yn ofalus oblygiadau contract gweithio hybrid. Yn ymarferol, efallai y bydd yn bosibl gweithredu newidiadau trwy broses ymgysylltu anffurfiol a chyflwyno polisi hybrid angontractiol heb yr angen am broses fwy ffurfiol. Fodd bynnag, er ei bod yn wir bod mwyafrif helaeth o weithwyr yn ymddangos o blaid modelau gweithio hyblyg, nid yw’r farn hon yn gyffredinol. Dylai cyflogwyr fod yn ymwybodol o’r risg o her lle mae newidiadau yn cael eu gosod a nodi unrhyw risgiau posibl, a lle bo’n bosibl, eu lliniaru.
Os yw’r cais am weithio hybrid yn cael ei yrru gan weithwyr, yna efallai y bydd y sefydliad yn dymuno iddynt wneud cais ffurfiol trwy bolisi gweithio hyblyg. Nid yw gweithio hyblyg a gweithio o bell yn gysyniadau newydd a chyn y pandemig, roedd trefniadau yn gyffredinol yn cael eu trin ar sail unigol trwy geisiadau gweithio hyblyg statudol. Os yw sefydliad yn dewis defnyddio’r broses hon, yn hytrach na pholisi mwy anffurfiol, lle mae’r cais yn cael ei dderbyn byddai hyn wedyn yn gyfystyr â newid ffurfiol yn nhermau cyflogaeth y gweithwyr.
Os yw busnes yn ystyried dull cwmni gyfan a’r sefydliad ei hun sy’n ceisio gorfodi gwaith hybrid, yna bydd angen iddynt geisio cytundeb yn gyntaf.
Os nad oes ganddynt gytundeb, yna byddai angen i’r sefydliad gynnal ymgynghoriad ffurfiol a chyflwyno rhesymeg busnes cadarn dros fod eisiau mabwysiadu’r newidiadau hyn.
Os yw staff yn erbyn y newidiadau, yna byddai angen i’r sefydliad gydymffurfio â’r gofynion ar gyfer ymgynghori ar y cyd (os yw 20 neu fwy o staff yn anghytuno) neu ymgynghori’n unigol â staff (llai nag 20) cyn ystyried diswyddo neu opsiynau eraill.
Mae risgiau cyfreithiol ynghlwm â’r senario hwn, gan gynnwys hawliadau am dorri contract a diswyddo annheg, felly mae’n ddoeth i gyflogwyr geisio cyngor cyfreithiol cyn gwthio trwy unrhyw newidiadau mawr heb ganiatâd.
Rhai pethau pwysig eraill i’w hystyried wrth edrych ar ddull hybrid;
Iechyd a Diogelwch
Mae’n bwysig cofio y bydd cyflogwyr yn dal i gadw cyfrifoldebau iechyd a diogelwch i staff hyd yn oed pan fyddant yn gweithio gartref, boed hynny’n cael eu gyrru gan ddewis gweithwyr neu gan orfodaeth.
Os yw’r newidiadau i weithio gartref yn cael eu gyrru gan gyflogwyr ac yn barhaol, yna efallai y bydd angen i gyflogwyr ariannu offer i’w ddefnyddio gan y gweithiwr. Dylid cynnal asesiadau gweithfannau hefyd, os nad ydynt eisoes wedi’u gwneud hynny, i sicrhau bod desgiau wedi’u sefydlu’n briodol a bod yn rhaid i gyflogwyr weithredu ar unrhyw argymhellion yn dilyn asesiadau o’r fath.
Cyfrinachedd, Diogelu Data a GDPR
Er mwyn lliniaru’r risg o dorri data, dylai cyflogwyr feddwl yn ofalus am ddiogelwch TG, cadw cyfrinachedd a storio a dinistrio unrhyw ddogfennau printiedig priodol. Mae hyn yn arbennig o gyffredin wrth weithio mewn gofod a rennir a dylid cyfathrebu unrhyw bolisïau i staff.
Lles Staff
Dylai cyflogwyr gynghori gweithwyr mai eu cyfrifoldeb nhw yw rheoleiddio eu hamser gwaith a chymryd seibiannau rheolaidd. Efallai y byddant hefyd yn dymuno ystyried cynnig cymorth lles i’r rhai sy’n bryderus am ddychwelyd i’r gweithle, yn ogystal â’r rhai sy’n gweithio gartref gan eu bod yn teimlo’n ynysig.
“Wrth fynd ymlaen, mae’n ymddangos y bydd y rhan fwyaf o weithwyr yn disgwyl o leiaf rywfaint o hyblygrwydd yn eu trefniadau gwaith, os yw eu sefyllfa yn caniatáu. Mae gweithio hybrid yn debygol o fod yma i aros felly cynghorir cyflogwyr i ystyried eu safbwynt ar ‘weithio hybrid’ ac i roi polisïau a gweithdrefnau priodol ar waith”.
I gael help ar lunio polisi hybrid neu gydag unrhyw agwedd arall ar gyfraith cyflogaeth, cysylltwch â Daniel Wilde ar wilded@hevans.com neu ffoniwch 01633 244233.
