Cododd nifer o faterion cyfraith cyflogaeth ac yn ein blog cyntaf fe wnaethom edrych yn agosach ar yr agweddau ar aflonyddu a bwlio.
Mae’r adroddiad hefyd yn datgelu pryderon difrifol ynghylch y defnydd o gyfryngau cymdeithasol.
Darganfuwyd enghreifftiau o “wrthrychau menywod” yn ogystal â “negeseuon amhriodol” ar gyfryngau cymdeithasol, yn aml mewn amgylchiadau anghydbwysedd pŵer rhwng rheolwyr a gweithwyr iau, neu hyfforddwyr a recriwtiaid newydd. Roedd hyn yn cynnwys achosion o ymddygiad amhriodol neu sylwadau a oedd yn cwestiynu a oedd menywod yn addas i gyflawni’r swydd.
Canfu’r adroddiad hefyd fod gweithwyr yn postio delweddau rhywiol ohonynt eu hunain, yn gwisgo eitemau o wisg, ar y platfform oedolion yn unig Only Fans y byddai llawer o gyflogwyr yn ei weld yn arwain eu sefydliad i anfri. Doedd dim canllawiau clir ar hyn, gan adael rheolwyr yn ddryslyd ynglŷn â sut i ddelio ag ef a’r ymddygiad a goddefwyd.
Roedd materion eraill yn cynnwys:
- Swyddi ar y cyfryngau cymdeithasol gan gynnwys delweddau rhywiol
- Swyddi yn lefelu beirniadaeth ymosodol ar yr heddlu
- Y defnydd o slurs hiliol
Daeth i’r casgliad nad oedd polisi cyfryngau cymdeithasol y gwasanaeth yn addas i’r diben.
Yn y blog hwn rydym yn edrych ar bolisïau cyfryngau cymdeithasol a pham eu bod yn bwysig.
Beth yw polisi cyfryngau cymdeithasol a pham mae’n bwysig?
Cyfryngau cymdeithasol yw’r term a ddefnyddir ar gyfer offer rhyngrwyd a ddefnyddir ar gyfrifiaduron, tabledi, a ffonau smart sy’n galluogi defnyddwyr ar-lein i ryngweithio a rhannu gwybodaeth. Gallai hyn fod trwy fideo, sain, delweddau neu destun, wedi’i rannu’n breifat neu’n gyhoeddus.
Polisi cyfryngau cymdeithasol neu ddatganiad defnydd cyfryngau cymdeithasol yw lle mae cyflogwyr yn penderfynu ac yn cyfathrebu â staff yn ysgrifenedig beth sy’n dderbyniol a beth nad yw’n dderbyniol wrth ddefnyddio’r rhyngrwyd, e-byst, ffonau clyfar, a gwefannau rhwydweithio cymdeithasol yn y gwaith. Gall hyn fod yn bolisi mewn llawlyfr staff, fel rhan o bolisi systemau TG a chyfathrebu cyffredinol neu bolisi cyfryngau cymdeithasol annibynnol.
Os caiff ei ddrafftio’n dda, gall roi canllawiau clir i weithwyr ar yr hyn y gallant ac na allant ei ddweud am y sefydliad maen nhw’n gweithio iddo a’r hyn y gallant ei wneud ac na allant ei wneud mewn perthynas â defnydd busnes a phreifat o’r cyfryngau cymdeithasol. Er enghraifft, os yw busnes yn caniatáu defnydd preifat cyfyngedig yn y gweithle, dylai’r polisi cyfryngau cymdeithasol wneud yn glir beth mae hyn yn ei olygu yn ymarferol, heb unrhyw sgôp i gamddehongli.
Dylai’r polisi cyfryngau cymdeithasol hefyd ddarparu amddiffyniad i’r sefydliad rhag niwed i’w henw da, ac i weithwyr rhag bwlio ar-lein.
Beth i’w gynnwys mewn polisi cyfryngau cymdeithasol
Wrth ddatblygu polisi cyfryngau cymdeithasol cynhwysfawr, mae’n bwysig bod gweithwyr yn diffinio’n glir beth yw ymddygiad derbyniol yn y gwaith wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol.
Dylai fod cyfeiriad clir at y gwahaniad rhwng busnes a defnydd preifat.
Wrth ddrafftio polisi cyfryngau cymdeithasol, mae’n werth ystyried:
- Enw da a rheoli brand, gan gynnwys;
- Pwy sy’n gallu gwneud sylwadau ar ran y cwmni, y mathau o sylwadau y gall eu gwneud ac ar ba lwyfannau.
- Pwy sydd angen llofnodi ymatebion cyfryngau cymdeithasol, os oes angen
- O ran postiadau personol, p’un a ganiateir cynnwys unrhyw logos neu wisg – yn arbennig o berthnasol o ran y defnydd o wisgoedd SWF&RS ar Only Fans.
- Sut y bydd sylwadau negyddol a difenwi gan weithwyr am staff eraill, y busnes, ei gyflenwyr neu gysylltiadau busnes eraill yn cael eu trin, gan gynnwys cyfeiriad at bolisi disgyblu’r cwmni.
- Sut y gellir defnyddio dyfeisiau cwmni ar gyfer cyfathrebu personol a / neu gyfryngau cymdeithasol, os o gwbl, ac a ddylid defnyddio dyfeisiau personol ar gyfer cyfathrebu cyfryngau cymdeithasol swyddogol ar ran y cwmni.
- Sut y bydd defnydd cyfryngau cymdeithasol gan weithwyr yn cael ei fonitro.
- Sut y bydd gwybodaeth gyswllt gweithwyr, cleientiaid a busnes arall yn cael ei diogelu.
Pam mae polisïau cyfryngau cymdeithasol yn bwysig i’ch busnes?
Mae polisïau cyfryngau cymdeithasol yn bwysig oherwydd gall postiadau ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol effeithio ar gyfathrebu ymhlith gweithwyr a sut maen nhw’n trin ei gilydd, yn ogystal â sut mae busnesau’n hyrwyddo ac yn rheoli eu henw da. Os nad yw busnes yn cael ei reoli’n gywir, mae potensial am oblygiadau negyddol gan gynnwys dwyn amser, difenwi, seiberfwlio, rhyddid lleferydd a goresgyniad preifatrwydd.
Gyda pholisi cyfryngau cymdeithasol clir a gorfodadwy mae’r risg sy’n gysylltiedig â chamddefnyddio cyfryngau cymdeithasol gan weithwyr, ac yna’r potensial i naill ai diwylliant gwenwynig ymlusgo i mewn, neu niwed i enw da, yn cael ei leihau.
Arferion gorau polisi cyfryngau cymdeithasol
Mae yna nifer o bethau y gellir eu drafftio i bolisi cyfryngau cymdeithasol cwmni, sy’n deg ac yn cydymffurfio â’r gyfraith, ond hefyd yn amddiffyn y busnes a’u henw da.
Er enghraifft:
- Defnyddiwch ymwadiad sy’n nodi bod unrhyw farn a fynegir yn bersonol ac nad yw’n cynrychioli barn y sefydliad.
- Cofrestru gan ddefnyddio cyfeiriad e-bost personol yn hytrach nag un cwmni.
Os yw polisi cyfryngau cymdeithasol yn cael ei dorri a chamau disgyblu i’w cymryd, mae hefyd yn bwysig bod hyn yn gyson â’r ffordd y byddai ymddygiad all-lein o’r un math yn cael ei reoli.
Dylai polisïau cyfryngau cymdeithasol geisio darparu enghreifftiau ymarferol a diffiniadau clir o’r hyn y gallai ‘difenwi’ ei gynnwys a beth sy’n ‘gyfrinachol’ i’r busnes. Dylid darparu diffiniadau o bynciau busnes sensitif y dylid eu hosgoi hefyd, megis perfformiad busnes lle gallai sylwadau negyddol niweidio enw da a niweidio ymhellach unrhyw ddiffygion perfformiad.
Dylai fod rhai canllawiau ar recriwtio a defnyddio cyfryngau cymdeithasol i sicrhau bod rheolwyr yn ymwybodol o ba wybodaeth y gallant ei ddatgelu a beth sy’n gyfrinachol i’r busnes. Dylai hefyd fod canllawiau ar yr ystod o farn y gallant eu mynegi i sicrhau nad ydynt yn gwneud unrhyw sylwadau neu farn wrth asesu ymgeiswyr trwy edrych ar eu tudalennau rhwydweithio cymdeithasol, gan y gall hyn fod yn wahaniaethol ac annheg.
Dylai polisïau cwmnïau eraill a allai fod yn gysylltiedig, fel polisi gwrth-fwlio hefyd gyfeirio at wrth-seiberfwlio. Os oes polisi TG, dylid crybwyll unrhyw fonitro e-byst neu weithgaredd rhyngrwyd yno hefyd.
Gall monitro negeseuon e-bost gweithwyr a chyfryngau cymdeithasol fod yn ddefnyddiol i gyflogwyr fel y gallant gadw’n well golwg ar yr hyn sy’n cael ei ddweud am eu busnes, ond rhaid i’r monitro hwn fod yn gymesur, a rhaid i’r cyflogwr ddarparu gwybodaeth i’r gweithiwr am y monitro sy’n cael ei gynnal.
Ni ddylai unrhyw gyfyngiadau ar y defnydd o gyfryngau cymdeithasol fynd y tu hwnt i’r hyn sy’n rhesymol. Gallai enghraifft o bolisi sy’n rhy llym gynnwys torri hawliau dynol y gweithiwr neu amharu ar ryddid gweithwyr i riportio gweithgarwch anghyfreithlon.
Yn 2017, rhyddhaodd ACAS bapur ymchwil ar strategaethau ar gyfer rheoli e-bost yn effeithiol yn y gwaith. Gall cyflogwyr hefyd annog staff i ddefnyddio’r swyddogaeth ‘oedi anfon’ wrth anfon e-bost y tu allan i oriau, fel bod cydweithwyr yn derbyn e-byst yn ystod oriau gwaith, nid yn ystod eu hamser hamdden sydd â’r potensial i gael ei ystyried fel aflonyddu.
Mae’n argymell bod busnes yn ymateb yn brydlon i unrhyw gwynion o aflonyddu neu wahaniaethu trwy’r cyfryngau cymdeithasol, yn union fel y byddai’r sefydliad mewn cyd-destunau cyfryngau nad ydynt yn gymdeithasol.
Yn ddelfrydol, dylid trafod a chytuno ar bolisïau cyfryngau cymdeithasol gyda chynrychiolwyr gweithwyr neu undebau llafur, os yw’n berthnasol, fel bod gweithwyr yn teimlo’n gallu mynegi eu barn ond nid mewn ffordd sy’n niweidiol i’w cyflogwr.
Beth am bolisi cyfryngau cymdeithasol ar gyfer cyfrifon swyddogol y cwmni?
Mae’n bwysig bod cwmni yn gwneud yn glir a fydd defnydd personol gweithwyr o’r cyfryngau cymdeithasol yn cael ei annog, ei ddigalonni neu ei oddef ond hefyd sut y gellir defnyddio cyfrifon cyfryngau cymdeithasol swyddogol y cwmni a phwy. Gall fod o fudd i AD hysbysebu gan ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol fel LinkedIn neu farchnata i drydar am hyrwyddiad ar Twitter, ond sut ydych chi’n sicrhau bod eich busnes yn cael y gorau o’r cyfryngau cymdeithasol?
Dylai mynediad i gyfrifon cyfryngau cymdeithasol y cwmni fod wedi’i gyfyngu i nifer fach o weithwyr dibynadwy y mae’n rhaid iddynt gael cymeradwyaeth, fel y nodir yn glir mewn polisi cyfryngau cymdeithasol, cyn gwneud sylwadau cyhoeddus ar gyfryngau cymdeithasol. Mae hyn hefyd yn caniatáu cysondeb o ran tôn.
Sut allwn ni helpu?
Os oes angen cymorth arnoch i ysgrifennu neu adolygu polisi cyfryngau cymdeithasol, neu os oes gennych broblemau disgyblu sydd wedi codi o beidio â chael un ar waith,o gall eich arbenigwyr cyfraith cyflogaeth gynnig cyngor arbenigol. Cysylltwchâ Daniel Wilde ar 01633 244233 neu e-bostiwch wilded@hevans.com
